ADMINISTRASI KESISWAAN

DAN KEPEGAWAIAN

SMA NEGERI 4 KAYUAGUNG

 KATA PENGANTAR

Bahwa dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan yang saat ini merupakan dambaan setiap sekolah perlu mempunyai strategi managemen (administrasi) yang tepat dan akurat untuk menjadi sekolah ini lebih baik dan dapat sejajar dengan sekolah yang lebih bermutu. Salah satu permasalahan pendidikan yang dihadapi oleh bangsa Indonesia adalah rendahnya mutu pendidikan pada setiap jenjang satuan pendidikan khususnya pendidikan dasar dan menengah. Berbagai usaha telah dilakukan untuk meningkatkan mutu pendidikan misalnya pengembangan kurikulum nasional dan lokal,peningkatan kompetensi guru melalui pelatihan, pengadaan buku dan alat pelajaran, perbaikan sarana dan prasarana pendidikan serta peningkatan mutu managemen( administrasi) sekolah yang tertib dan teratur. Sehingga akan meningkatkan dayaguna dan hasilguna penyelenggaraan Sekolah Dasar yang pada gilirannya akan memajukan proses belajarmengajar.

SMA Negeri 4 Kayuagung berada di Kelurahan Tanjung Rancing tepatnya di Kabupaten Ogan Komering Ilir , Sekolah ini telah berusaha membuat program-program pendidikan sehingga menjadi sebuah center of excelent di Kabupaten Ogan Komering Ilir.Berbagai program telah dilaksanakan dalam berbagai hal tidak terlepas dari peningkatan sumber daya manusia pengelola pendidikan di sekolah ini.Ada berbagai hal yang telah membawa kemajuan yang siginifikan adalah penggunaan teknologi Pendidikan dengan menggunakan jaringan internet dan program english day bagi siswa, tenaga pendidik dan tenaga kependidikan. Untuk memajukan pendidikan disebuah sekolah semestinya manajemen sekolah lebih ditingkatkan dengan mengintegrasikan potensi yang ada walaupun secara sederhana.Peningkatan mutu pendidikan tidak terlepas dari Pengelolaan adminisrasi sekolah secara tertib dan teratur.

Perlu diingat dalam pengelolaan administrasi sekolah tetap mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan kemajuan tekonologi. Sistem pengelolaan administrasi pendidikan yang dilaksanakan pada zaman orde baru secara sentralistik merata pada setiap sekolah, Dengan bergulirnya reformasi dan sistem Pemerintahan daerah telah membawa pengaruh yang siginifikan terhadap administrasi sekolah, walaupun masih ada sekolah yang menerapkan administrasinya masih mengacu pada zaman orde baru.Tetapi perlu diingat administrasi sekolah pada zaman orde baru masih sangat dibutuhkan sebab sampai saat ini masih sedikit acuan administrasi sekolah yang dibuat Pemerintah Daerah. Disini perlu sekolah memiliki kemampuan penyimpanan data kearsipan sekolah pada era sentralistik dan otonomi.

Dalam melaksanakan managemen(administrasi) sekolah,kami berusaha membuat, mendata dan melaksanakan secara menyeluruh potensi yang ada dalam sekolah kami. Adapun pelaksanaannya berpedoman pada Buku Administrasi Sekolah yang telah dibakukan oleh Pemerintah, yang meliputi :

1.            Pedoman Umum Administrasi Sekolah Dasar.

2.            Administrasi Program Pengajaran.

3.            Administrasi Kesiswaan.

4.            Administrasi Kepegawaian.

5.            Administrasi Keuangan.

6.            Administrasi Perlengkapan Barang.

 Mengingat semangat otonomi daerah pedoman administrasi sekolah semestinya terjalin koordinasi dengan Pemerintah Daerah dalam hal ini Dinas Pendidikan di Daerah, sebab mengingat sosial kultural dan administrasi disetiap daerah berbeda terutama sekali dalam administrasi Kepegawaian, administrasi inventaris barang dan lain sebagainya.

Pada kesempatan ini penyusun sengaja memuat tentang administrasi kesiswaan dan Administrasi Kepegawaian karena sesuatu bagian yang penting untuk ditingkatkan lebih baik.

Dalam hal ini kami sebagai pengelola administrasi sekolah (tenaga kependidikan) masih banyak kekurangan dengan pengelola administrasi sekolah lain ditanah air sebaiknya perlu dilakukan saling tukar menukar informasi,

Terima kasih atas segala perhatian.

Kayuagung,  Juli 2009

Penyusun

DEDI MASHURI

 BAB. I

PENDAHULUAN

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di SMA Negeri 4 Kayuagung  itu sering disebut administrasi.Pencatatan atau perekaman data dan pengaturan sumber data disekolah yang rapi dan teratur merupakan pelaksanaan sebagian sistem informasi yang cukup baik.Sekolah Dasar sebagai suatu lembaga pendidikan merupakan suatu sumber utama data kependidikan,yang sangat diperlukan sekali oleh para pelaku pendidikan untuk melaksanakan tugas atau profesinya.Kepala Sekolah dan Guru di sekolah sangat memerlukan data-data tentang siswa, kurikulum, sarana,dan sebagainya untuk pengelolaan sekolahnya sehari- hari.Pengawas SMP/SMA  memerlukan data-data tersebut untuk bahan dan sarana supervisi.

Data tersebut pelaporannya sampai ketingkat pusat. Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Pencatatan data harus teratur dan berkelanjutan,agar menjadi lebih mudah dan sederhana sehingga memperlancar kegiatan administrasi.

Dalam Administrasi sekolah menengah pencatatan data dikelompokkan menjadi :

1. Administrasi Program Pengajaran.

2. Administrasi Kesiswaan.

3. Administrasi Kepegawaian.

4. Administrasi Keuangan.

5. Administrasi Perlengkapan/Barang.

Dalam rangka melaksanakan kurikulum sekolah menengah perlu ditunjang oleh serangkaian Kegiatan administrasi proses belajar mengajar,sebagaimana yang telah ditentukan dalam Buku pedoman administrasi dan supervisi.Pelaksanaan proses belajar mengajar secara baik perlu ditunjang oleh suatu sistem administrasi sekolah yang mantap.

Kepala Sekolah adalah administrator pendidikan di lingkungan sekolah yang dipimpinnya.dalam melaksanakan administrasi, Kepala sekolah dibantu oleh guru dan tenaga lainnya.Ia berusaha mendayagunakan berbagai sumber (tenaga,uang,dan material ) agar diperoleh hasil guna yang tinggi dalam pencapaian tujuan pendidikan nasional.

Buku administrasi ini menggunakan dua periode batasan tahun pencatatan yaitu :

Ø            Sekolah SMA Negeri 4 Kayuagung membagi beberapa bidang program yang telah dimuat dalam RAPBS

1.Tahun Anggaran,yaitu periode pencatatan data dan informasi yang dilakukan

    Dalam hal penggunaan dana anggaran sekolah perlu dibagi dalam bidang pengelolaannya yaitu :

-         Bidang Peningkatan Mutu Pendidikan

-         Bidang Peningkatan sumber daya manusia khususnya Tenaga Pendidik dan Kependidikan

-         Bidang Pemeliharaan Bangunan Sekolah

-         Bidang Kegiatan Ekstra kurikuler

-         Bidang Kegiatan Lomba IPTEKSEBUDOR

-         Bidang Administrasi sekolah

      Melaksanakan penjadwalan kegiatan dan sumber anggaran yang relevan, yaitu :

      Mulai bulan : Januari s.d Desember

2. Tahun Pelajaran, yaitu periode pencatatan data dan informasi

  yang dilakukan sejak awal Juli tahun yang bersangkutan sampai dengan akhir Juni tahun   berikutnya.

  Ini Digunakan untuk administrasi program pengajaran,kesiswaan dan kepegawaian.

3.                  Laporan Bulanan,

diperuntukkan bagi perolehan data setiap bulan untuk dapat diketahui oleh seluruh tenaga Pendidik dan kependidikan di sekolah terutama dalam penyampaian laporan kepada Dinas Pendidikan Kabupaten, Badan Kepegawaian Daerah dan Instansi lain didaerah serta orangtua atau komite sekolah

 BAB. II

PENJELASAN BUKU PEDOMAN

Sebelum penjelasan tentang administrasi kesiswaan sebaiknya memulai persiapan administrasi program pengajaran yang telah direncanakan atas dasar Musyawarah Pengelola Pendidikan di sekolah.

A. ADMINSTRASI PROGRAM PENGAJARAN

Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di sekolah dasar diperlukan 16 format yang harus diisi oleh Kepala Sekolah maupun Guru secara tertib,teratur dan benar.

Format – format tersebut meliputi :

1. PK-1 : Jadwal Pelajaran di sekolah dasar.

2. PK-2 : Daftar pembagian tugas mengajar bagi guru.

3. PK-3 : Daftar pemeriksaan persiapan mengajar.

4. PK-4 : Daftar penyelesaian kasus disekolah.

5. PK-5 : Daftar hasil evaluasi belajar tahap akhir.

6. PK-6 : Rekapitulasi pkenaikan kelas / kelulusan.

7. PK-7 : Daftar penyerahan STTB kepada lulusan EBTA.

8. PK-8 : Rekapitulasi pelaksanaan supervise kelas.

9. PK-9 : Hubungan kemasyrakatan.

10. PK-10 : Laporan hasil belajar SD.

11. PG-1 : Jadwal pelajaran kelas

12. PG-2 : Program semester guru.

13. PG-3 : Persiapan mengajar.

14. PG-4 : Program bimbingan.

15. PG-5 : Daftar Nilai.

16. PG-6 : Pencapaian target dan daya serap KK.

17. PG-7 : Daftar penyerahan rapor.

B. ADMINISTRASI KESISWAAN

Selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu dengan delapan jenis kegiatan dan dua puluh satu jenis format.

1. Awal Tahun Pelajaran

   Penerimaan Siswa Baru ;

   1. Surat Pendaftaran Siswa Baru.

   2. Daftar Calon Siswa Baru Kelas 1

   3. Daftar Siswa Baru Kelas 1

2. Selama Tahun Pelajaran

   Penyusunan Data Pribadi :

   1. Buku Induk Siswa.

   2. Buku Klapper

   3. Keadaan Siswa Awal Tahun

   4.Jumlah Siswa menurut Kelas, Asal dan Jenis Kelamin.

   5.Jumlah Siswa menurut Kelas, Jenis Kelamin dan Usia.

3. Kehadiran Siswa

    1.  Papan Absensi Harian Siswa (Kelas )

    2.  Papan Absensi Harian Siswa (Sekolah )

    3.  Buku Absensi Siswa

    4.  Rekapitulasi Absensi Siswa dalam sebulan

4.  Mutasi Siswa

     1. Surat Permohonan Pindah Sekolah

     2.  Surat Keterangan Pindah Sekolah

     3.  Mutasi Siswa selama Semester

     4. Akhir Tahun Pelajaran

5. Pelaksanaan Ujian Sekolah dan Ujian Nasional

    1.  Daftar Calon Peserta Ujian Sekolah dan Ujian Nasional (DPUN)

    2. Tanda Peserta Ujian Sekolah dan Ujian Nasional

    3.  Daftar Peserta UAS dan UN  dan Prestasinya

    4.  Daftar Masuk SMA

6 . Kenaikan Kelas

     1. Daftar Siswa Yang Naik Tingkat

     2. Rekapitulasi Siswa Naik Tingkat dan Berhasil dalam  

         UN/US

C. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Sebagai kelengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan.

Adapun Format-format meliputi :

1.  PEG 1                   : Rencana Kebutuhan Pegawai/Guru.

2.  PEG 2                   : Usul Pengadaan Pegawai/Guru.

3.  PEG 3.a                : Usul Pengakatan CPNS menjadi PNS

4.  PEG 3.b                : Daftar Riwayat Hidup.

5.  PEG 4                   : Usul Kenaikan Gaji.

6.  PEG 5                   : Daftar Usul PAK

7.  PEG 6                   : Buku Catatan Penilaian PNS

8.  PEG 7                   : DP3 PNS.

9.  PEG 8                   : DUK PNS.

10. PEG 9                  : Buku Cuti Pegawai/Guru.

11. PEG 10                : Contoh Surat Permintaan Berhenti       

                                       CPNS/PNS Hak Pensiun.

12. PEG 11a             :  Contoh Surat Permintaan Pensiun

                                       PNS.

13. PEG 11.b            :  Contoh Daftar Susunan Keluarga.

14. PEG 11.c             : Contoh Surat Permintaan Pembayaran

                                       Pensiuan Pertama (SP4)

15. PEG 12                : Contoh Permintaan Pembayaran

                                       Pensiun Janda/Duda Pertama.

16. PEG 13                : Contoh Surat Permintaan Pensiun

                                       Janda/Duda bagi Anak-anak.

17. PEG 14                : Contoh Pernintaan Pensiun

                                       Janda/Duda bagi Anak yang diajukan.

18. PEG 15                : Contoh Surat Pengaduan Permohonan

                                       Pensiun Bekas PNS/Permohonan

                                       Pembayaran Pensiun.

19. PEG 16                : Contoh Surat Pengaduan untuk

                                       Pensiun Janda/Duda.

20. PEG 17.a            :  Daftar Hadir/Tidak Hadir

                                       Pegawai/Guru.

21. PEG 17.b            : Daftar Rangkuman Tidak Hadir

                                      Pegawai/Guru (Bulanan)

22. PEG 17.c             : Daftar Rangkuman Tidak Hadir

                                       Pegawai/Guru (Triwulan)

23. PEG 18                : Data Kepegawaian

24. PEG 19                : Kartu Pribadi Pegawai/Guru.

Dalam pengelolaan Administrasi Kepegawaian perlu mempedomani Peraturan Daerah tentunya tidak terlepas dari Informasi dario pihak Dinas pendidikan dan Badan Kepegawaian Daerah.

Pembinaan terhadap pengelola Administrasi Kepegawaian di sekolah perlu ditumbuh kembangkan sehingga dapat diperoleh data yang akurat yang dibutuhkan oleh setiap Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan terutama dalam hal kepangkatan, penggajian dan Akhir masa tugas.

Pembinaan Kepegawaian mutlak diperlukan dalam usaha peningkatan sumber daya manusia terutama pihak yang terkait dengan sekolah.

 BAB. III

PENUTUP

Kesimpulan :

Setelah kami membuat rencana administrasi sekolah dapat disimpulkan :

1.   Dengan adanya administrasi yang teratur maka tujuan sekolah akan tercapai baik.

2.   Kinerja antara Kepala Sekolah, Guru dan Karyawan terjalin baik.

3.   Program kerja,kendala,peluang,ancaman,dan kelemahan dapat dipecahkan dalam  suasana sekolahyang kondusif kebersamaan dan keterbukaan serta dapat  dipertanggung jawabkan.

4.   Administrasi sekolah adalah alat untuk membuat pendataan terhadap sesuatu yang  ada kaitannya

    dalam peningkatan kinerja sekolah.

5.   Perlu diadakan evaluasi oleh guru dalam proses pembelajaran adalah tujuan pengajaran itu sendiri yang mencakup domain kognitif, efektif dan psikomotorik,serta peranan Tenaga administrasi mampu mengelola administrasi kesiswaan yang tertib dan teratur.

6.   Melalui monitoring dan evaluasi yang dilaksankan oleh Tim Indenpenden dapat  diketahui apakah pelaksanaan program berjalan sesuai dengan yang direncanakan , sejauhmana kemajuan pelaksanaan program, apa saja hambatan yang terjadi dan bagaimana mengatasi masalah tersebut. Tim Monitoring indenpenden diharapkan dapat berfungsi sebagai ” Kelompok kerja yang sanggup memberikan peringatan dini” terhadap program-program yang sedang dilaksanakan.

Saran- saran :

A.     Didalam penyusunan administrasi sekolah ini masih banyak kekurangan maka lewat tulisan ini kami mohon bimbingan,petunjuk,kritikan serta masukan sehingga dalam melaksanakan semua kegiatan sekolah dapat berjalan dengan tuntutan masyarakat yaitu ingin agar pendidikan semakin baik dan bermutu serta berdaya guna dan berhasil guna.

B.     Perlu pembinaan yang terus menerus bagi tenaga kependidikan atau tenaga adminsitrasi di Sekolah  sebagai tenaga yang diharapkan mampu meningkatkan pengelolaan dan peningkatan mutu pendidikan disekolah.

Terima kasih atas segala perhatian dan mohon maaf kekurangan.

DAFTAR PUSTAKA

1.   Undang – Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.- Depdagri, Jakarta 2000

2.   Dirjen Dikdasmen, “ Informasi Program Pembinaan Sekolah Menengah,  Jakarta, 2006